مهارات التواصل الهامة وكيفية تحسينها: التواصل، نعلم جميعاً أهميته، ولكن قد يكون من الصعب تطوير مهارات التواصل وتطبيقها في العمل، كما أن ظهور العمل عن بُعد جعل الأمر أصعب.
ومع ذلك، فإن التواصل الفعال في العمل يمكن أن يكون نقلة نوعية للأفراد والفرق والشركات، نحن هنا لنوضح لك أهمية مهارات التواصل في مكان العمل وكيفية البدء في بناء مهارات التواصل لديك ولدى فريقك اليوم.
يتضمن التواصل نقل المعلومات وتلقيها من خلال مجموعة من الوسائل اللفظية وغير اللفظية، عندما تقدم عرضًا تقديميًا في العمل، أو تعالج مشكلة مع رئيسك، أو تؤكد التفاصيل مع عميل بشأن مشروعه، فإنك تستخدم مهارات التواصل، فهي جزء أساسي من العلاقات المهنية الإيجابية.
وعلى الرغم من أن التواصل قد يبدو أن معظمه عبارة عن التحدث والاستماع، إلا أن هناك ما هو أكثر من ذلك، كل شيء بدءًا من تعابير وجهك إلى نبرة صوتك يغذي التواصل، في هذه المقالة، سنستعرض ما هي مهارات التواصل في العمل ونناقش الطرق التي يمكنك من خلالها تحسين مهاراتك لتصبح أكثر فعالية.
أنواع مهارات التواصل
تندرج مهارات التواصل لديك تحت أربع فئات من التواصل، دعنا نلقي نظرة فاحصة على كل مجال.
1. التواصل الكتابي
الكتابة هي أحد الجوانب الأكثر تقليدية في التواصل، غالبًا ما نكتب كجزء من عملنا، ونتواصل عبر البريد الإلكتروني وتطبيقات المراسلة ومن خلال مستندات أكثر رسمية، مثل تقارير المشاريع، إن نقل المعلومات بوضوح وإيجاز كلها أجزاء مهمة من التواصل الكتابي.
2. التواصل اللفظي
الكلام الشفهي هو الطريقة التي يتبادل بها الكثير منا المعلومات في مكان العمل، يمكن أن يكون هذا التواصل غير رسمي، مثل الدردشة مع زملاء العمل حول إنجاز قادم، أو أكثر رسمية، مثل الاجتماع مع مديرك لمناقشة أدائك.
إن تخصيص وقت للاستماع الفعال عندما يتحدث شخص آخر هو أيضًا جزء مهم من التواصل الشفهي.
3. التواصل غير اللفظي
يمكن أيضًا أن تتم الرسائل التي توصلها للآخرين بشكل غير لفظي – من خلال لغة جسدك وتواصلك البصري وسلوكك العام، يمكنك تنمية تواصل غير لفظي قوي من خلال استخدام تعابير الوجه المناسبة، والإيماءة برأسك، والتواصل البصري الجيد، في الحقيقة، يجب أن يكون التواصل اللفظي ولغة الجسد متزامنين لنقل الرسالة بوضوح.
4. التواصل البصري
أخيرًا، يعني التواصل المرئي استخدام الصور والرسوم البيانية والمخططات وغيرها من الوسائل غير المكتوبة لمشاركة المعلومات، في كثير من الأحيان، قد تكون الصور المرئية مصاحبة لجزء مكتوب أو قائمة بذاتها، في كلتا الحالتين، من الجيد أن تتأكد من أن الصور المرئية واضحة وتعزز ما تشاركه.
ما أهمية مهارات التواصل؟
نحن نستخدم مهارات التواصل بطرق متنوعة في حياتنا المهنية: في المحادثات، ورسائل البريد الإلكتروني والمستندات المكتوبة، والعروض التقديمية، والعروض المرئية مثل الرسومات أو المخططات، مهارات التواصل ضرورية، خاصةً في مكان العمل، لأنها يمكن أن:
- تحسن علاقاتك مع مديرك وزملائك في العمل.
- بناء علاقات مع العملاء.
- تساعدك على إيصال وجهة نظرك بسرعة ووضوح.
- تحسين صورتك المهنية.
- تشجيع الاستماع الفعّال والانفتاح الذهني.
- المساعدة على التقدم في حياتك المهنية
- طرق تحسين مهاراتك في التواصل في مكان العمل
مهارات التواصل الهامة وكيفية تحسينها
إن التواصل الفعال في مكان العمل هو مهارة يمكن اكتسابها، وهذا يعني أن هناك خطوات يمكنك اتخاذها لتعزيز قدراتك. هذه مجموعة من الخطوات القابلة للتنفيذ يمكنك اتخاذها لتحسين جميع مجالات التواصل في مكان العمل.
1. تخلص من المشتتات
تحسين قدراتك على التواصل بشكل عام يعني أن يكون ذهنك حاضرًا بشكل كامل، أبعد أي شيء يمكن أن يكون سبب في نشتت انتباهك، على سبيل المثال هاتفك، حاول أنه تضعه بعيدًا، فذلك يُظهر للآخرين أنك تكن لهم التقدير والاحترام.
2. كن محترمًا
كن على دراية بوقت الآخرين ومساحتهم عند التواصل معهم، اشكرهم على وقتهم، وحافظ على تقديم العروض التقديمية في حدود الوقت المحدد لهم، وقم بتسليم المراسلات المكتوبة، مثل البريد الإلكتروني، خلال ساعات معقولة.
3. كن متقبلاً للتغذية الراجعة
أثناء عملك على تحسين مهاراتك في التواصل، اطلب من زملائك تقديم ملاحظاتهم حول المجالات التي يمكنك تطويرها. حاول دمج ملاحظاتهم في محادثتك القادمة أو مؤتمر الفيديو.
4. أعط الأولوية للمهارات الشخصية
سيؤدي تحسين المهارات الخاصة بالتعامل مع الآخرين إلى تحسين طريقة تواصلك مع زملائك ومديريك وغيرهم، ترتبط مهارات التعامل مع الآخرين بالعمل الجماعي والتعاون والذكاء العاطفي وحل النزاعات، وغالبًا ما تتلازم مع التواصل.
نصائح التواصل الكتابي والمرئي
هناك الكثير من القواسم المشتركة بين الكتابة والصور حيث أنك تستخدم وسائط خارجية لمشاركة المعلومات مع الجمهور، استخدم النصائح أدناه للمساعدة في تحسين كلا النوعين من الاتصالات.
5. كن موجزاً ومحدداً.
للمساعدة في تعزيز تواصلك المكتوب أو المرئي، من المهم أن تحافظ على رسالتك واضحة وموجزة حتى يفهم جمهورك وجهة نظرك، ولا يضيع منك في التفاصيل غير الضرورية.
6. صمم رسالتك لتناسب جمهورك
يجب أن تتغير طريقة تواصلك بناءً على جمهورك، على غرار الطريقة التي تخصص بها رسالة بريد إلكتروني بناءً على من توجهها إليه، وبهذه الطريقة، يجب أن تعكس كتاباتك أو صورك المرئية جمهورك المستهدف، فكر فيما يحتاجون إلى معرفته وأفضل طريقة لتقديم المعلومات.
7. اسرد قصة
إذا كان ذلك ممكنًا، قم بتضمين القصص في موادك المكتوبة أو المرئية، تساعد القصة في الحفاظ على تفاعل جمهورك وتسهل على الناس الارتباط بالموضوع وفهمه.
8. قم بتبسيط الرسالة
قم بالتدقيق اللغوي واستبعد أي شيء غير واضح في رسالتك، تتمثل إحدى أفضل الطرق لتحسين التواصل في العمل على إنشاء محادثات ورسائل بريد إلكتروني وعروض تقديمية موجزة وواضحة وخالية من الأخطاء.
نصائح للتواصل اللفظي
تذكر أن التواصل اللفظي يتجاوز مجرد ما تقوله لشخص آخر، استخدم النصائح أدناه لتحسين قدراتك في التحدث والاستماع.
9. حضّر ما ستقوله
إذا كنت تقدم فكرة ما أو تجري حديثاً هادفاً مع مشرفك، خذ بعض الوقت لتحضير ما ستقوله، من خلال تنظيم أفكارك، يجب أن تكون محادثتك أكثر وضوحًا وتؤدي إلى تفاعل أكثر إنتاجية.
10. تخلص من حشو المحادثة
لمساعدتك في تحسين محادثتك، اعمل على التخلص من الحشو مثل ”أم“ و”آه“، ابدأ بالإصغاء إلى هذه الحشوات حتى تتمكن من استخدامها بشكل أقل لأن ذلك يعطيك ثقة أكبر عند التحدث، وغالباً ما تستخدم هذه العبارات لملء الصمت، وهو جزء طبيعي من المحادثة، لذا حاول أن تلتزم بالصمت بدلاً من ملئه.
11. سجّل لنفسك وأنت تتواصل
إذا كنت بحاجة إلى تقديم عرض تقديمي، فتدرب عليه مسبقًا وسجل لنفسك، راجع التسجيل وابحث عن المواضع التي يمكنك تحسينها، مثل تجنب حشو الحديث الذي ذكرناه أعلاه أو إجراء تواصل بصري أفضل مع جمهورك.
12. اطرح الأسئلة ولخص النقاط الرئيسية للشخص الآخر
إن جزءًا من كونك مستمعًا نشطًا هو طرح الأسئلة ذات الصلة وتكرار أجزاء من المحادثة لإظهار فهمك للنقطة، فالإنصات يجعل التواصل طريقًا ذا اتجاهين، وطرح الأسئلة جزء كبير من ذلك.
13. كن مستعدًا لإجابات مختلفة
استمع دون إصدار أحكام، هذا هو الهدف من كل محادثة، ولكن بشكل خاص إذا سمعت إجابات غير متوقعة أو مختلفة عما تتوقعه، استمع إلى الشخص بصراحة وانتبه إلى لغة جسدك ولا تقاطعه.
14. تأكد من أنك تفهم
قبل إنهاء المحادثة، خذ لحظة لطرح بعض أسئلة ثم لخص المحادثة ويمكنك إنهاء المحادثة بتكرار ما سمعته وتأكيد فهمك للخطوات المطلوب تنفيذها.
التواصل غير اللفظي
وأخيراً، فإن جسدك يتواصل كثيراً، استخدم النصائح أدناه لتصبح أكثر وعياً بلغة جسدك والجوانب المهمة الأخرى للتواصل غير اللفظي.
15. اعمل على لغة جسدك
عندما تستمع، حاول أن تتجنب الانحناء، وأومئ برأسك لتظهر أنك تسمع الشخص، وفكر في تعابير وجهك، إذا كنت تتحدث، تواصل بالعين واستخدم إيماءات اليد الطبيعية.
16. كن على دراية بمشاعرك
ما تشعر به يمكن أن يظهر بشكل غير لفظي، أثناء المحادثة أو الاجتماع أو العرض التقديمي، ابق حاضرًا مع مشاعرك وفكر فيما إذا كانت لغة جسدك – وحتى ارتفاع صوتك – تنقل ما تريده.
17. استخدم التعاطف
مراعاة مشاعر الآخرين أثناء تواصلك معهم، جزء من إجراء محادثة ذات معنى أو تطوير عرض تقديمي مفيد هو إدراك الآخرين – بمعنى آخر، التعاطف معهم، إذا حاولت أن تضع نفسك مكانهم، فيمكنك فهم ما يحتاجون إليه بشكل أفضل والتواصل بشكل أكثر فعالية
الخاتمة
يتصدر التواصل كل عام قائمة المهارات المطلوبة من قبل أصحاب العمل، وهناك سبب وجيه لذلك، التواصل هو ما يجعل علاقاتنا المهنية والشخصية تسير بسلاسة، إنها طريقتنا في إظهار الاهتمام، وتحفيز التغيير، وإنجاز الأمور، يمكن أن يساعدك التدريب على اكتساب هذه المهارة بكل سهولة،وهذا سبب كافٍ لتحسين، ومواصلة التحسين.
