ما هو تحليل القوى العاملة؟ وما هي أهميته؟

لا شك أن الأفراد، أو رأس المال البشري، هم بلا شك أثمن أصول الشركة، فحتى في عصر الأتمتة والبيانات الضخمة، لا يمكن إنجاز الكثير من الأعمال دون مساهمة ودعم الموظفين.

لطالما كان جمع آراء الموظفين والبيانات الموثوقة عن مكان العمل تحديًا كبيرًا، في الماضي، كان الأمر يعتمد على الاستبيانات والتقييمات النوعية الأخرى، ومع استمرار إدارة الموارد البشرية في السعي إلى فهم أفضل لاحتياجات الموظفين، تقدم تحليلات القوى العاملة موردًا جديدًا مقنعًا لتحقيق هذا الهدف.

نناقش في هذا المقال ما هو تحليل القوى العاملة وما هي أهميته، نظرًا لتعقيد إدارة الأفراد وفرق العمل، فإن استخدام تحليلات القوى العاملة يساعد على تحويل منظور إدارة الموارد البشرية من الملاحظات النوعية العامة إلى العمليات الكمية القائمة على البيانات.

ما هو تحليل القوى العاملة؟

تحليل القوى العاملة هو أسلوب بحث يُستخدم في مجال إدارة شؤون الموظفين، يُستخدم هذا التحليل لتحديد احتياجات الشركة من الموظفين وتقييم مؤهلات الموظفين مثل المهارات والخبرة والتدريب، وبهذه الطريقة، يمكن لأصحاب العمل التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية وتحديد النقص الحالي والقيام بتخطيط القوى العاملة.

في عالم الأعمال اليوم، يعتبر التحليل الوظيفي الجيد في صميم المشاريع الناجحة، تحليل الوظائف هو عملية منهجية لفهم أهداف المؤسسة وتحديد متطلبات العمل اللازمة لتحقيق تلك الأهداف، يعد هذا التحليل خطوة حاسمة في تحسين العمليات التجارية وزيادة الفعالية وتحسين كفاءة الأعمال.

أهمية تحليل القوى العاملة

تحليل القوى العاملة أمر بالغ الأهمية للمؤسسات لإدارة مواردها البشرية بكفاءة وتلبية المتطلبات المتغيرة في المستقبل. يمكن تلخيص أهمية تحليل القوى العاملة على النحو التالي:

تخطيط القوى العاملة: يساعد تحليل القوى العاملة الشركات على تحديد متطلبات التوظيف المستقبلية، وبهذه الطريقة، يمكن للشركات زيادة الكفاءة التشغيلية من خلال توظيف عدد كافٍ من الأشخاص ذوي المهارات المناسبة.

الكفاءة والأداء: يتيح التحليل الدقيق للقوى العاملة تقييم مهارات وأداء الموظفين، ونتيجة لهذا التحليل، يتم تحديد مجالات التحسين وزيادة الإنتاجية.

التكيف مع الاحتياجات المتغيرة: يساعد تحليل القوى العاملة على تحديد احتياجات الموظفين من الدورات التدربية وتطويرهم للتكيف مع عوامل مثل ظروف السوق المتغيرة والتطورات التكنولوجية.

التحكم في تكاليف العمالة: يحول تحليل مستويات التوظيف دون حدوث حالات مكلفة مثل الإفراط في التوظيف أو النقص في عدد الموظفين ويساعد على إبقاء تكاليف العمالة تحت السيطرة.

عملية تحليل عدد الموظفين

إن تحليل القوى العاملة عملية تتطلب نهجاً منهجياً ودقيقاً، وفيما يلي الخطوات الأساسية لتحليل القوى العاملة:

1- جمع البيانات والتوصيف الوظيفي: تتمثل الخطوة الأولى في جمع المؤهلات والكفاءات وإجراءات العمل والتوصيف الوظيفي للموظفين الحاليين من المهم أن تكون البيانات التي ستشكل أساس تحليل القوى العاملة سليمة ودقيقة.

2- تخطيط الموظفين: يجب على الشركة تحديد الأهداف والمشاريع المستقبلية وتقييم متطلبات الموظفين وفقاً لذلك، ينبغي أخذ ظروف السوق المتغيرة ومتطلبات العملاء في الاعتبار.

3- تقييم أداء الموظفين: ينبغي إدراج أداء وكفاءات الموظفين الحاليين في تحليل الموظفين، يساعد هذا التقييم على تحديد احتياجات التدريب والتطوير.

4- خطط التوظيف وخطط الترقية: بناءً على نتائج تحليل الموظفين، يتم التخطيط لتدابير مثل تعيين موظفين جدد أو ترقية المواهب الداخلية.

5- التدريب والتطوير: ينبغي تطوير برامج التدريب والتطوير للموظفين الحاليين بما يتماشى مع أوجه العجز المحددة في تحليل شؤون الموظفين.

6- المتابعة: ينبغي مراجعة عملية تحليل الموارد البشرية وتحديثها بانتظام، ينبغي رصد التحليلات باستمرار من أجل تكييفها مع ظروف السوق والشركة المتغيرة.

كيف يتم تخطيط القوى العاملة؟

تخطيط القوى العاملة هو عملية استراتيجية لتعيين الموظفين وتدريبهم والاحتفاظ بهم في الوقت المناسب وبالمهارات المناسبة، يجب مراعاة الخطوات والعوامل التالية في تخطيط القوى العاملة:

1- فهم الأهداف الاستراتيجية للشركة: يجب أن يكون تخطيط القوى العاملة مرتبطًا بشكل مباشر بأهداف الشركة واستراتيجياتها طويلة الأجل، إنها خطوة أساسية في تحديد الوجهة التي تريد المؤسسة أن تتجه إليها والمهارات التي تحتاجها لتحقيق هذه الأهداف.

2- تحليل القوى العاملة الحالية: من المهم تقييم مهارات وقدرات الموظفين الحاليين، سيساعدك هذا التحليل على تحديد المواهب المتوفرة في المؤسسة، وما هي المناصب المفقودة وفرص التقدم المتاحة للموظفين الحاليين.

3) تحديد احتياجات التوظيف المستقبلية: التنبؤ بالمناصب والمهارات والأدوار التي ستكون هناك حاجة إليها في المستقبل بما يتماشى مع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة، يمكن أن يكون ذلك استجابةً للتغييرات مثل دخول أسواق جديدة أو إطلاق مشاريع جديدة أو تحسين عمليات الأعمال الحالية.

4 تحديد الثغرات وأوجه القصور: يعد تحديد الفروق بين القوى العاملة الحالية والاحتياجات المستقبلية إحدى الخطوات الأساسية في تخطيط القوى العاملة، يتم تطوير استراتيجيات التوظيف والتدريب لتحديد الوظائف والكفاءات اللازمة لسد هذه الفجوات.

5- تطوير استراتيجيات التوظيف والتدريب: يجب تطوير استراتيجيات التوظيف والتدريب لسد الثغرات، بينما تشمل استراتيجية التوظيف الإعلان عن الوظائف وقنوات التوظيف وعمليات التوظيف، تغطي استراتيجية التدريب تدريب وتطوير الموظفين الحاليين.

6 تتبع الأداء والتقدم المحرز: إن تخطيط القوى العاملة ليس مجرد عملية تنتهي بوقت محدد، بل هو أيضًا دورة مستمرة، حيث يتم رصد أداء الموظفين وتقدمهم بانتظام ومراجعة تخطيط القوى العاملة باستمرار، وهذا يسمح بتكييفه بسرعة مع متطلبات العمل المتغيرة.

7- مراجعة التكنولوجيا والابتكار: يمكن أن يكون للتقدم التكنولوجي تأثير على طريقة إدارة الأعمال والاحتياجات، من المهم النظر في الاتجاهات والابتكارات التكنولوجية الحالية والمستقبلية في تخطيط القوى العاملة.

8- تعزيز تحفيز الموظفين وولائهم:

يمكن أن يكون تخطيط القوى العاملة عملية معقدة وتختلف فيه احتياجات كل مؤسسة عن الأخرى، في تخطيط القوى العاملة، من المهم اتخاذ قرارات تستند إلى البيانات وتتماشى مع الأهداف الاستراتيجية، تعد هذه العملية خطوة مهمة لنجاح المؤسسة في المستقبل وتظل عملية استراتيجية يجب مراجعتها بانتظام.

ما هي أساليب تحليل الوظائف؟

أساليب التحليل الوظيفي هي أدوات لتحديد متطلبات ومهام ومسؤوليات الوظيفة، تُستخدم أساليب التحليل الوظيفي في مجالات مثل إدارة الموارد البشرية وتوصيف الوظائف وإدارة الأداء وعمليات التوظيف وبرامج التدريب، طرق تحليل الوظائف الموضحة أدناه هي طرق شائعة الاستخدام في هذه العملية:

المقابلات: يقوم محلل الوظيفة بتحديد متطلبات الوظيفة وواجباتها ومسؤولياتها من خلال إجراء مقابلات مع الموظفين والإدارة والأشخاص الآخرين المعنيين.

الملاحظة: يحدد محلل الوظيفة كيفية أداء العمل والمهام التي يتم إنجازها من خلال مراقبة الموظفين أثناء قيامهم بعملهم.

الاستبيانات: يمكن استخدام الاستبيانات أيضاً في تحليل الوظائف، تُستخدم الاستبيانات لتحديد مهارات ومؤهلات الموظفين.

سجلات الأعمال: يمكن استخدام سجلات الأعمال من قبل محللي الأعمال لتحديد كيفية أداء العمل والمهام التي يتم إنجازها.

تكرار العمل: في هذه الطريقة، يمكن للأشخاص الذين يقومون بالعمل تحديد كيفية أداء العمل والمهام التي تم إنجازها من خلال تكرار العمل.

الفحص التحليلي للعمل: يعد الفحص التحليلي للعمل مهم أيضًا، ويتضمن ذلك تحليل وتحديد متطلبات ومهام العمل بالتفصيل.

ما هي طرق جمع البيانات المستخدمة في تحليل الأعمال؟

تُستخدم الطرق التالية لجمع البيانات في تحليل الأعمال:

• المقابلة.
• الملاحظة.
• الاستبيان.
• جولة الخبراء.
• الاحتفاظ بمذكرات.
• البحث في الوثائق.
• تحليل الوظيفة.
• تحليل الموقع.

الطرق الأكثر استخداماً هي المقابلة والملاحظة وطريقة الاستبيان.

المقابلة:يتم جمع البيانات من خلال إجراء مقابلات مع موظفي المنشأة أو المؤسسة مع توضيح المسائل غير الواضحة.

الملاحظة: يتم تسجيل العوامل البيئية من خلال متابعة الموظفين في المنشآت أو المنظمات من خلال الفيديو أو الملاحظة الجسدية.

الاستبيان: وهو جمع المعلومات من الموظفين بأسئلة مكتوبة من قبل الشخص الذي يقوم بعملية تحليل الأعمال وإرسال البيانات التي تم الحصول عليها إلى الأشخاص المعنين، وغالباً ما يتم تفضيله لأنه فعال من حيث الوقت.

الخاتمة

أصبحت تحليلات القوى العاملة عملية مهمة للشركات التي تتطلع إلى تطوير مكان العمل وجعله جذاب، في ثقافة العمل عن بعد اليوم، يحتاج الموظفون إلى التواصل مع بعضهم البعض بطرق جديدة مختلفة تمامًا عما كان ممكنًا في بيئة العمل التقليدية، يعد اكتساب رؤى جديدة من خلال استخدام البيانات طريقة ملموسة لجني فوائد التكنولوجيا مع منح الموظفين الفرصة للتطور والنمو.

قد يعجبك هذا

اكتشف أهم مهارات محلل الأعمال

لماذا تعتبر الإدارة الذاتية مفتاح النجاح وكيفية تحسنها؟

فوائد التخطيط الاستراتيجي للشركات